PôlePilot est un démonstrateur d'application web conçu pour transformer les données médico-économiques et les clauses contractuelles en tableaux de bord interactifs, à destination des trios de pôle en psychiatrie.
| Périmètre | Pôles de psychiatrie adulte et médico-psychologique dans des établissements hospitaliers publics (CH, EPSM) |
|---|---|
| Utilisateurs cibles | Trios de pôle : praticien hospitalier chef de pôle, cadre supérieur de pôle, attaché d'administration |
| Problématique centrale | Données médico-économiques dispersées, contrats de pôle peu lisibles, temps de pilotage réduit au sein des trios |
| Déclencheur | 148 formules Excel dans le fichier de suivi de pôle d'un EPSM — inutilisables en l'état par les trios sans expertise analytique |
| Statut du projet | Démonstrateur fonctionnel — phase POC sur 6 pôles |
Les pôles de psychiatrie font face à un paradoxe : ils disposent de données médico-économiques de plus en plus riches — activité PMSI, DMS, taux d'occupation, consommation RH, recettes T2A et DAF — mais ces données restent inaccessibles aux trios de pôle faute d'outils adaptés à leur niveau de maîtrise analytique et au temps dont ils disposent réellement.
Le contrat de pôle, censé être le document structurant du pilotage médical et économique, est souvent perçu comme un document administratif déconnecté de la gestion quotidienne. PôlePilot part du constat inverse : le contrat de pôle peut devenir un outil de pilotage vivant si ses clauses sont traduites en indicateurs actionnables, consultables en temps réel.
PôlePilot a été conçu selon une approche de développement assisté par l'IA générative mobilisant quatre grands modèles de langage avec des rôles distincts et complémentaires. Cette démarche multi-LLM permet de réduire la dépendance à un seul fournisseur et de croiser les forces de chaque modèle sur les tâches pour lesquelles il excelle.
Architecture applicative, rédaction des spécifications fonctionnelles, génération du code des modules complexes et révision des prompts systèmes.
Validation croisée des modules, génération des formules de calcul médico-économique, relecture des règles de gestion issues des contrats de pôle.
Analyse et structuration des fichiers de données volumineuses (tableaux Excel, exports PMSI), génération des visualisations et prototypage des tableaux de bord.
Veille réglementaire continue (circulaires DGOS, instructions ANAP, évolutions T2A/DAF), vérification des références textuelles des clauses contractuelles.
Principe directeur : aucun module n'a été généré par un seul LLM sans validation par au moins un second. Cette double génération a permis d'identifier des divergences sur 23 % des formules de calcul, conduisant à des arbitrages documentés et à une amélioration significative de la fiabilité des résultats.
| Durée de conception | 6 à 8 semaines — itérations hebdomadaires avec les utilisateurs pilotes |
|---|---|
| Méthode | Prompt engineering structuré → génération de modules → test utilisateur → révision → intégration |
| Documentation | Chaque module dispose d'un log de conception traçant les choix de prompt, les LLMs utilisés et les arbitrages réalisés |
Chaque module répond à un besoin concret du trio de pôle, identifié lors des entretiens préliminaires avec les praticiens chefs de pôle, cadres supérieurs et attachés d'administration des six pôles pilotes.
Visualisation temps réel des indicateurs clés : taux d'occupation (TO), durée moyenne de séjour (DMS), file active, consultations externes — avec comparaison aux cibles contractuelles.
Lecture automatisée des clauses du contrat de pôle et conversion en indicateurs de pilotage avec statut de réalisation (atteint / en cours / alerte).
Modélisation des 148 formules Excel en calculs automatiques : recettes T2A, DAF, masse salariale par UF, coût de séjour moyen — sans maîtrise technique préalable.
Détection automatique des décrochages par rapport aux cibles contractuelles avec notification aux membres du trio et proposition de pistes d'explication.
Synthèse automatique des données du mois pour produire un projet de compte-rendu de réunion de pôle, à valider et amender par le trio avant diffusion.
Module de rédaction assistée pour la mise à jour des clauses du contrat de pôle en fin de cycle, à partir des écarts observés et des arbitrages de la direction.
Visualisation anonymisée des indicateurs de performance sur l'ensemble des pôles du POC pour identifier les écarts de pratique et les leviers d'amélioration.
Génération en un clic de supports PDF et diaporamas synthétiques pour les présentations en COPIL, CME ou réunion de pôle — sans mise en forme manuelle.
| Périmètre POC | 6 pôles de psychiatrie adulte répartis sur 3 établissements — CH, EPSM, GHT |
|---|---|
| Comité de pilotage | Trios de pôle + direction des finances + DIM + direction des soins infirmiers — COPIL mensuel |
| Supervision humaine | Systématique : chaque sortie générée par l'IA est validée par un membre du trio avant utilisation ou diffusion |
| Hébergement des données | Données hébergées localement dans chaque établissement — aucune transmission de données de santé à des services tiers |
| Conformité RGPD | Pas de traitement de données nominatives — données agrégées par UF et par pôle uniquement |
| Évaluation | Revue trimestrielle des usages réels vs usages prévus + satisfaction des trios (NPS, entretiens qualitatifs) |
La gouvernance du POC a été pensée pour prévenir deux écueils fréquents dans les démonstrateurs IA : la sur-confiance dans les sorties des modèles et l'oubli du facteur humain. Chaque module de PôlePilot est documenté avec ses limites, ses cas de bord et les conditions dans lesquelles les résultats doivent faire l'objet d'une vérification renforcée par le trio.
La complexité analytique est un frein réel. 148 formules Excel sans interface lisible = un outil inutilisé. L'IA permet de réduire ce coût d'entrée et de rendre les données accessibles sans formation préalable.
Le multi-LLM apporte une robustesse mesurable. 23 % des formules de calcul présentaient des divergences entre deux LLMs — une qualité impossible à atteindre avec un seul modèle.
Le contrat de pôle doit être numérisé pour être piloté. Les clauses rédigées en langage administratif doivent être retranscrites en règles de gestion avant d'être exploitables par l'IA ou par tout outil de pilotage.
L'appropriation passe par l'accompagnement du trio. Les modules techniques ne suffisent pas — les trios ont besoin d'un temps d'acculturation sur la lecture et l'interprétation des sorties de l'outil.
La supervision humaine structure l'usage. Formaliser explicitement que chaque sortie est un « projet » à valider modifie positivement la posture des utilisateurs vis-à-vis des recommandations de l'IA.
Le COPIL mensuel est indispensable. Sans instance de régulation, les usages dérivent ou se figent. Le COPIL a permis d'ajuster 4 modules après les premiers retours des trios pilotes.
Au-delà de l'outillage, PôlePilot a révélé que la contractualisation de pôle est un levier de management médical sous-exploité dans les établissements psychiatriques. Les trios qui utilisent régulièrement l'outil rapportent un gain de clarté sur leurs marges de manœuvre et une amélioration du dialogue avec la direction sur les indicateurs de performance.
PôlePilot est un démonstrateur : son ambition est de valider des hypothèses avant de construire une solution pérenne. À l'issue de la phase POC, plusieurs axes de développement ont été identifiés avec les établissements partenaires.
PôlePilot peut servir de support pédagogique ou de démonstrateur lors de vos séminaires de pôle, journées de contractualisation ou formations des trios. Un échange de 30 minutes suffit pour explorer ensemble les modalités d'adaptation à votre établissement.
Planifier un échange →Jean-Luc STANISLAS — Membre expert HAS Programme PACTE · Fondateur ManagerSante.com · Certifié IA Générative RS6776